Каждый руководитель рано или поздно задается вопросом: «Как справедливо распределить работу сотрудника, который уходит в отпуск?», «Как поддерживать эффективность в сезон отпусков?» «Как мотивировать сотрудников работать за коллег?»
Мне кажется, что начать нужно с планирования отпусков на следующий год. В Клубе World Gym - Стерлитамак мы придерживаемся следующих правил:
- Отпуска большинства сотрудников не должны совпадать с пиками активных продаж и использования услуг в нашей отрасли.
- Предлагаем разбить отпуск на 2 части (по 14 дней каждая).
- В небольших подразделениях не могут пойти одновременно в отпуск специалисты, работающие на одинаковых должностях (или не более двух сотрудников для более крупных подразделений).
- Не должны уходить в отпуск одновременно руководители подразделений, которые даже частично взаимозаменяемые.
- Нельзя работать годами, не отдыхая. Мы отправляем сотрудника «отгулять» отпуск своевременно, несмотря на желание некоторых трудиться без передышки.
Естественно, что данные правила носят рекомендательный характер, и работники должны знать, что компания работает согласно ТК РФ.
Что избежать недовольства распределение отпусков, мы уже на этапе приема знакомим кандидатов с особенностями нашей «отпускной» политики, подробно разъясняя причины и выгоды для самого сотрудника. Также во время планирования предлагаем сотрудникам подразделения согласовать отпускные периоды между собой, учитывая личные предпочтения и смену преференций (в спорных ситуациях приоритет отдается сотруднику с большим стажем или сотруднику, который еще не отдыхал в то время в прошлом году). В профессиональном коллективе со здоровой атмосферой практически не возникает разногласий по этому поводу.
Итак, когда с графиком определились и, конечно, ознакомили с ним всех сотрудников, можно приступать к следующей задаче – распределение обязанностей.
Временных сотрудников на период отпусков мы не берем. Стараемся справляться своими силами. Обязанности линейного сотрудника распределяем между работниками этого подразделения.
У линейных сотрудников со схожим функционалом в должностной инструкции прописано, что в его обязанности входит выполнять работу коллеги в период временного отсутствия. В этом случае доплата не предусмотрена, т.к. это условие прописано в трудовом договоре.
Помимо это, нужно поговорить с сотрудником, донести до него, что такая преемственность выгодна и ему, ведь и его обязанности должен будет кто-то выполнять во время отпуска.
В случае, когда в отпуск идет сотрудник, чей функционал с другими не пересекается – оформляем совмещение, расширение зоны обслуживания или увеличение объема работы с его письменного согласия. Практически всегда стараемся использовать вместе с небольшой материальной мотивацией еще и нематериальную. Нематериальная часть в этом случае сугубо индивидуальна – все зависит от возможностей компании и предпочтений сотрудника.
Передачу дел начинаем за 2 недели до отпуска следующим образом:
- Разделяем задачи на те, которые можно отложить до окончания отпуска, и те, которые требуют решения во время отсутствия сотрудника.
- Составляем список актуальных задач (если в компании внедрена CRM, то добавляем замещающего сотрудника в соисполнители – он сможет ознакомиться не только с целью и дедлайном, но и видеть прикрепленные документы, контакты контрагентов и коллег, работающих над этой же задачей).
- Описываем возможные форс-мажорные ситуации и способы их решения.
- На собрании подразделения четко проговариваем задачи каждого, для того чтобы сотрудники были ознакомлены не только со своими временными обязанностями, но и понимали кто из коллег за что отвечает.
- Для экстренного случая определяем с сотрудником, собирающимся в отпуск, возможны временные окна для связи с ним.