Как сохранить эффективность работы в сезон отпусков?

Что Делать Обозрение
Дата публикации: 27.08.2019

Каждый руководитель рано или поздно задается вопросом: «Как справедливо распределить работу сотрудника, который уходит в отпуск?», «Как поддерживать эффективность в сезон отпусков?» «Как мотивировать сотрудников работать за коллег?»

Мне кажется, что начать нужно с планирования отпусков на следующий год. В Клубе World Gym - Стерлитамак мы придерживаемся следующих правил:

  1. Отпуска большинства сотрудников не должны совпадать с пиками активных продаж и использования услуг в нашей отрасли.
  2. Предлагаем разбить отпуск на 2 части (по 14 дней каждая).
  3. В небольших подразделениях не могут пойти одновременно в отпуск специалисты, работающие на одинаковых должностях (или не более двух сотрудников для более крупных подразделений).
  4. Не должны уходить в отпуск одновременно руководители подразделений, которые даже частично взаимозаменяемые.
  5. Нельзя работать годами, не отдыхая. Мы отправляем сотрудника «отгулять» отпуск своевременно, несмотря на желание некоторых трудиться без передышки.

Естественно, что данные правила носят рекомендательный характер, и работники должны знать, что компания работает согласно ТК РФ.

Что избежать недовольства распределение отпусков, мы уже на этапе приема знакомим кандидатов с особенностями нашей «отпускной» политики, подробно разъясняя причины и выгоды для самого сотрудника. Также во время планирования предлагаем сотрудникам подразделения согласовать отпускные периоды между собой, учитывая личные предпочтения и смену преференций (в спорных ситуациях приоритет отдается сотруднику с большим стажем или сотруднику, который еще не отдыхал в то время в прошлом году). В профессиональном коллективе со здоровой атмосферой практически не возникает разногласий по этому поводу.

Итак, когда с графиком определились и, конечно, ознакомили с ним всех сотрудников, можно приступать к следующей задаче – распределение обязанностей.

Временных сотрудников на период отпусков мы не берем. Стараемся справляться своими силами. Обязанности линейного сотрудника распределяем между работниками этого подразделения.

У линейных сотрудников со схожим функционалом в должностной инструкции прописано, что в его обязанности входит выполнять работу коллеги в период временного отсутствия. В этом случае доплата не предусмотрена, т.к. это условие прописано в трудовом договоре.

Помимо это, нужно поговорить с сотрудником, донести до него, что такая преемственность выгодна и ему, ведь и его обязанности должен будет кто-то выполнять во время отпуска.

В случае, когда в отпуск идет сотрудник, чей функционал с другими не пересекается – оформляем совмещение, расширение зоны обслуживания или увеличение объема работы с его письменного согласия. Практически всегда стараемся использовать вместе с небольшой материальной мотивацией еще и нематериальную. Нематериальная часть в этом случае сугубо индивидуальна – все зависит от возможностей компании и предпочтений сотрудника.

Передачу дел начинаем за 2 недели до отпуска следующим образом:

  1. Разделяем задачи на те, которые можно отложить до окончания отпуска, и те, которые требуют решения во время отсутствия сотрудника.
  2. Составляем список актуальных задач (если в компании внедрена CRM, то добавляем замещающего сотрудника в соисполнители – он сможет ознакомиться не только с целью и дедлайном, но и видеть прикрепленные документы, контакты контрагентов и коллег, работающих над этой же задачей).
  3. Описываем возможные форс-мажорные ситуации и способы их решения.
  4. На собрании подразделения четко проговариваем задачи каждого, для того чтобы сотрудники были ознакомлены не только со своими временными обязанностями, но и понимали кто из коллег за что отвечает.
  5. Для экстренного случая определяем с сотрудником, собирающимся в отпуск, возможны временные окна для связи с ним.

Как сохранить эффективность работы в сезон отпусков?

Что Делать Обозрение
Дата публикации: 27.08.2019