Комментирует руководитель сети World Gym в России Ольга Киселева:
- Какое значение в деятельности компании Вы придаете совещаниям?
Совещания – это некая точка присутствия, в которой можно получить полную информацию о состоянии дел по какому-либо направлению деятельности.
- Какие правила важно использовать при организации совещаний?
Важно четко понимать тему совещания, точно придерживаться целей, которые нужно достичь по результатам рассмотрения этой темы. Нет смысла в пустом обсуждении, ведь для проведения совещания ты тратишь время сотрудников, а значит и деньги компании. Совещание должно проводиться для решения какой-либо задачи. И результат совещания – наличие выработанного эффективного решения.
- Какой тайминг должен использоваться на совещаниях?
Совещание должно быть эффективно с точки зрения использования времени сотрудников. Даже если необходимо рассмотреть несколько тем, то совещание, длящееся более полутора часов, просто бессмысленно, так как после этого времени сотрудники уже не могут в полном объеме воспринимать информацию и вести эффективное обсуждение проблемы.
- Кого нужно на них приглашать, а кого - нет?
На совещании должны присутствовать люди, включенные в данный проект, от которых зависит решение задачи по итогам совещания, а также сотрудники, имеющие косвенное отношение к проблеме, но которых выработанное решение может коснуться.
- Какие технологии в проведении совещаний Вы используете?
Сотрудники нашей компании во многом работают дистанционно и могут находиться в разных городах. В связи с этим мы активно используем различные инструменты онлайн коммуникации, в том числе Skype, WhatsApp и другие платформы. Часто мы используем совмещенные форматы, когда некоторые сотрудники собираются офлайн, а часть специалистов мы подключаем к совещанию онлайн.
- Какие типичные ошибки совершают компании при организации совещаний?
Среди типичных ошибок я бы выделила, во-первых, определение слишком широкого круга тем для одного совещания, что в итоге приводит к его большой длительности. Во-вторых, приглашение сотрудников, которые не имеют прямого отношения к вопросу, при этом на совещании должны высказаться все. Это приводит к лишней путанице и затягиванию длительности совещания. В-третьих, неграмотную модерацию совещания, когда руководитель не контролирует тайминг выступлений, не ведет дискуссию так, чтобы она приводила к решению заявленной проблемы.
Источник: http://www.bossmag.ru/archiv/2017/boss-12-2017-g/strana-sovetov-66.html
